« Nous aimerions changer de logiciel, mais nous avons peur de perdre nos données. »
C’est probablement l’une des inquiétudes les plus fréquentes lorsque nous échangeons avec un client qui envisage de faire évoluer son système d’information. Cette question est légitime. Au fil des années, les entreprises accumulent une quantité importante d’informations : fichiers clients, historiques d’interventions, devis, commandes, documents, données techniques, indicateurs d’activité… Autant d’éléments qui constituent une véritable mémoire de l’entreprise.
Avant même de parler technique, voici quelques questions qui permettent de réaliser un premier niveau d’évaluation :
1. À quel point vos données sont-elles enfermées dans votre logiciel actuel ?
Toutes les solutions du marché n’offrent pas le même niveau d’ouverture. Certaines permettent d’exporter facilement les données. D’autres proposent des interfaces techniques facilitant les échanges avec des outils tiers. D’autres encore limitent fortement les possibilités de récupération.
- Votre logiciel propose-t-il une fonction d’export ?
- Pouvez-vous récupérer vos données sous forme de fichiers Excel ou CSV ?
- Votre contrat prévoit-il une clause de réversibilité ?
- Savez-vous où sont physiquement stockées vos données ?
- Votre prestataire actuel est-il capable de vous expliquer comment les récupérer ?
Ces questions donnent souvent une première indication sur le niveau de dépendance vis-à-vis de l’outil utilisé. Car disposer de ses données ne signifie pas toujours pouvoir les récupérer facilement.
2. Toutes vos données ont-elles réellement vocation à être conservées ?
Lorsqu’un projet de reprise de données démarre, le premier réflexe consiste souvent à vouloir tout récupérer. Dans la pratique, la question mérite d’être nuancée.
Certaines informations sont essentielles au fonctionnement de l’entreprise :
- les historiques clients ;
- les interventions réalisées ;
- les documents réglementaires ;
- les données techniques ;
- les informations nécessaires à la continuité de l’activité.
D’autres données peuvent avoir perdu de leur pertinence au fil du temps.
Un changement d’outil est souvent l’occasion de prendre du recul sur son patrimoine informationnel. Quels sont les éléments réellement utiles aujourd’hui ? Quelles informations seront encore pertinentes dans cinq ans ? Quelles données doivent rester consultables mais n’ont plus besoin d’être intégrées au cœur du nouvel outil ? … Cette réflexion fait partie intégrante du projet.
3. Que se passerait-il si vous perdiez cet historique demain ?
- mieux connaître ses clients ;
- comprendre les spécificités d’un dossier ;
- suivre l’évolution d’un équipement ;
- capitaliser sur l’expérience acquise ;
- anticiper les besoins futurs ;
- piloter son activité avec davantage de recul.
Autrement dit, les données constituent la mémoire de l’entreprise. Et comme toute mémoire, leur valeur se révèle souvent lorsqu’elles deviennent indisponibles.
4. Est-il possible d'estimer l'effort nécessaire dès le départ ?
- qualité réelle des données ;
- cohérence des informations ;
- structure des exports ;
- compatibilité entre les systèmes ;
- niveau d’accès offert par l’éditeur historique.
Dans certains cas, un export complet permet une récupération relativement rapide. Dans d’autres situations, les données sont dispersées dans plusieurs fichiers, plusieurs logiciels ou plusieurs environnements. L’effort nécessaire dépend alors de nombreux facteurs qui ne deviennent visibles qu’au fur et à mesure de l’analyse.
C’est pourquoi les projets de reprise de données nécessitent souvent une phase d’étude préalable.
La question n’est pas uniquement : « Peut-on récupérer mes données ? » mais plutôt : « Quelle place occupent-elles dans la continuité et le développement de mon activité ? »
5. La vraie question : quelle valeur accordez-vous à vos données ?
La reprise de données est souvent présentée comme un sujet technique. En réalité, il s’agit avant tout d’un sujet métier. Les entreprises qui maîtrisent leurs données préservent leur capacité à travailler, à analyser leur activité et à se projeter dans l’avenir. À l’inverse, lorsque l’information devient inaccessible ou dépend entièrement d’un outil tiers, la marge de manœuvre se
réduit progressivement.
Car derrière chaque projet de reprise d’existant se cache un enjeu plus large : conserver la mémoire de l’entreprise pour
continuer à la faire évoluer.
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