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Témoignage, faciliter la gestion de son entreprise grâce à la création d’une application métier

Retour d'expérience de Yann-Henri quant au développement logiciel sur mesure pour piloter son activité CAP ECO RECYCLING. Il nous partage l'aventure de créer son propre outil et les bénéfices qu'il en retire.

Par souci d’objectivité, ce témoignage a été recueilli par les soins attentifs d’une prestataire extérieure à l’agence. Merci à Dorothée pour son travail !

À l’heure où plus que jamais, chaque pas compte pour protéger la planète, Cap Eco Recycling s’est engagé, il y a deux ans, dans la récupération, la transformation et la revente de déchets. Dans un secteur en pleine expansion, l’entreprise connait une croissance rapide qui exige la mise en place d’outils structurants pour fluidifier son activité. ONITI accompagne son gérant Yann-Henri Madec depuis deux ans, afin de faciliter la gestion de son entreprise grâce à la création d’une application métier.

Comment avez-vous connu ONITI ?

« Au départ, j’ai hésité entre un logiciel tout fait à la location et un logiciel sur-mesure. Après différents essais sur des logiciels déjà existants, aucun ne me convenait vraiment. J’ai donc fait une recherche sur internet pour trouver un prestataire capable de concevoir une application métier adaptée à mon activité et à ses spécificités. C’est là que j’ai découvert ONITI. La collaboration a commencé quelques jours après. C’était il y a plus d’un an ! »

Quels étaient les objectifs et les enjeux de votre entreprise avec ce projet ?

« Notre premier objectif était de gagner du temps et d’englober l’ensemble de l’activité, jusqu’à la facturation, prise en charge par un autre logiciel. Avec l’évolution et l’augmentation de l’activité, beaucoup de nouvelles fonctionnalités ont vu le jour, toutes parfaitement adaptées à notre activité et à son développement. »

David BOUCHÉ Dirigeant Oniti

« Yann-Henri Madec a lancé l’entreprise avec son épouse il y a deux ans. Ils pilotaient alors les transporteurs pour collecter chez l’un avant d’acheminer et déposer chez l’autre. Ils ont ensuite décidé de développer une nouvelle activité qui consiste à la transformation et à la valorisation des déchets. En deux ans, l’entreprise est passée de 2 à 10 salariés. Si au départ, la gestion de l’activité se faisait au moyen de documents Excel, ce développement important et rapide a entraîné un besoin de structuration pour automatiser et suivre de manière précise tous les tenants de l’activité. »

David BOUCHE, fondateur et dirigeant de l’agence Oniti

Quelles fonctionnalités spécifiques ont été développées par ONITI dans ce logiciel ?

« Notre logiciel est une application web et donc, disponible en ligne. Il est à la fois un outil de gestion et d’aide à la vente mais aussi à la logistique et une aide organisationnelle fondamentale dans notre développement. »

Le référencement des intervenants

Il rassemble tous les acteurs avec lesquels l’entreprise travaille, entreprises, fournisseurs, clients, prestataires, prospects ou partenaires avec un ensemble de données : noms, coordonnées, mais aussi TVA, SIRET, type d’activité, code APE et des informations annexes qui permettent de piloter l’activité et d’orienter l’activité grâce à des statistiques très précises.

Le recensement et la qualification des matières

L’application qualifie chaque matière selon la famille d’articles ainsi que les types de déchets ou de matières premières récupérables. Cap Eco dispose désormais de toute une base de « produits » qu’elle peut acheter et vendre.

La mise en relation

L’outil permet de mettre en relation des besoins et des demandes qui ont été recensées. C’est une véritable aide au commerce ! « Nous pouvons sélectionner des articles et voir qui peut être amené à en acheter et à en vendre. Nous renseignons ces informations même si un client n’est pas le nôtre afin de construire une base aussi riche que possible. »

L’affichage des flux

Une nouvelle fonctionnalité a été développée récemment. Il s’agit d’un écran qui présente les flux en entrée et les flux en sortie, de la journée et des jours à venir. « C’est un guide utile à plusieurs niveaux. Pour les manutentionnaires, il permet de prévoir l’activité de la journée en fonction de ce qui va être reçu et donc de savoir ce qu’il faut préparer. Pour le négoce pur, la personne qui gère le transport dispose, grâce à l’application, d’une vision claire de tout ce qui se passe et de la localisation de chacun des camions. Cela lui permet de savoir quels documents il doit préparer au jour le jour. »

La création de listings

L’application permet de lister les clients et leurs différents sites afin de savoir précisément ce que transporte chaque camion mais aussi qui est le transporteur ainsi que les points de collecte et de dépôt.

L’extraction de données

Toutes les informations contenues dans le logiciel sont exportables afin de pouvoir être travaillées et étudiés sur Excel.

Les stocks

« Chaque jour, tout ce qui est produit entre en stock et intègre la base de données. À chaque produit est associé un opérateur, celui qui a préparé la matière. Cela permet d’avoir un état des stocks modifiables et un graphique pour voir l’état des stocks en fonction des différents produits.
Il indique aussi la vente des matière premières et des déchets historiques, devenus des matières premières pour l’entreprise de destination. »

La gestion des stocks

« Nous utilisons ce que nous appelons des bigs bags, des sacs d’une tonne pour le transport des matières nouvellement créées. Nous suivons directement dans l’application le stock de sacs mais aussi quelle matière se trouve dans chaque sac, de quelle famille produits il s’agit, puis dans quel camion il est transporté, pour quel client et à quelle destination. »

 

Le coût du transport

Le logiciel prend en compte le coût du transport ainsi que la mission du transporteur.

Le module commercial

« Le commercial saisit des comptes rendus de visites et des notes de relance avec une date déterminée. »

Les modèles économiques

« Le logiciel prend en compte les différents modèles économiques, en fonction de ce qui sera, ou non, facturé au client (transport, désencombrement, etc.). »

La préparation de la facturation

« Toutes les informations saisies aux différents stades du suivi commercial sont rassemblées dans le logiciel. Cela permet ensuite de préparer facilement la facturation en sachant ce qui doit, ou non, être facturé et à quelle date. Il n’y a pas encore de lien entre cette application et le logiciel de gestion, mais cela pourrait être un sujet d’avenir. »

La rentabilité

« Le module principal est le module affaire, qui permet de renseigner un fournisseur, un client qui peut être nous et enfin un transporteur. Toutes les informations sont réunies : lieux, heures de chargement, coût de transport, prix d’achat, prix de vente. Ces éléments permettent de calculer une marge par affaire. Nous sommes en cours de développement d’un outil qui permettra de gérer l’ensemble de la rentabilité de l’entreprise, que nous pourrons ensuite refiltrer selon les clients, les fournisseurs, etc. »

L’envoi automatique de mails

« L’application permet d’envoyer des mails automatiques qui servent à informer les différents intervenants à différents stades de notre travail. Nous avons créé des trames qui viennent se remplir en fonction des données saisies et l’envoi des e-mails est ensuite automatisé. »

Les listes déroulantes

« Des listes déroulantes permettent d’éviter des doubles saisies ainsi que les erreurs de points ou de virgules. Tout est facilement paramétrables dans le module réglages. »

La « To Do List »

Ce qui n’a pas été fait s’affiche sur une liste des tâches à effectuer selon l’échéance désirée. Nous pouvons effectuer une recherche mais aussi filtrer les informations. »

L’accès personnalisé

Nous avons créé différents types de profils et d’accès associés. Il existe un profil production, profil commercial et un administratif et l’administrateur paramètre les droits de chacun sur l’outil. Par exemple, un profil production n’accède pas à la facturation mais au planning et aux stocks. »

L’accessibilité depuis tous les appareils

« L’application web est accessible sur tous les appareils, directement sur écran et sans clavier. »

La mise à jour en temps réel

« Toutes les informations sont disponibles en temps réel sur tous les appareils. »

« Avec cet outil, tout s’adapte au millimètre pour faire avancer nos affaires. »

François Bouyer Concepteur Développeur Oniti

« Ce qui ne sert plus à l’un nourrit l’autre. Pour Cap Eco Recycling, chaque client est unique. Le modèle économique est donc différent pour tous les clients, selon qu’il s’agisse de valoriser un déchet ou de désencombrer un espace. L’outil que nous avons développé devait donc prendre en compte de nombreux paramètres et spécificités. Avec Yann-Henri, nous avons donc travaillé ensemble pour faciliter la gestion de son entreprise grâce à la création d’une application métier totalement personnalisée. »

François BOUYER, Concepteur développeur chez Oniti

Avez-vous rencontré des difficultés et si oui, quelles ont été les solutions apportées ?

Tout s’est très bien déroulé depuis le début. L’équipe d’ONITI a su répondre aux problématiques de manière intéressante. Lorsque nous expliquons nos problématiques, ONITI apporte des solutions différentes de celles que nous avions imaginées, plus pertinentes et fonctionnelles. La mise en place s’est effectuée facilement avec un export depuis Excel pour nourrir la base de données. Tout a été fluide avec de petits correctifs qui se sont fait très rapidement et correctement.

Comment s’est déroulé votre accompagnement ?

« Nous avons commencé par une journée d’étude avec 2 consultants, qui leur a permis de bien comprendre le fonctionnement de l’entreprise, ses enjeux et ses particularités. On est ensuite entré dans le vif du sujet concernant les spécificités techniques, l’accessibilité, le process, le planning, etc. »

« Lorsque nous expliquons nos problématiques, ONITI apporte des solutions différentes de celles que nous avions imaginées, plus pertinentes et fonctionnelles. »

David BOUCHÉ Dirigeant Oniti

« L’objectif de cette journée est de faire connaissance avec le modèle économique du client. Celui de Cap Eco Recycling est très riche car il prend en compte beaucoup de composantes et de variantes. C’est ensuite seulement que se pose la question du logiciel lui-même. L’une des convictions d’ONITI, c’est qu’un logiciel se situe davantage dans la tête d’un développeur que sur un cahier des charges. Cette rencontre permet d’aller directement au cœur du projet, pour qu’à la fin de la journée, le client comprenne simplement la direction dans laquelle il s’engage. Nous lui proposons une méthodologie, une chronologie et définissons les différentes étapes. Ces échanges ont beaucoup de valeur pour chacun. »

Julien LOLLIVIER, concepteur développeur chez Oniti

« L’équipe d’ONITI comprend très vite les besoins d’une entreprise et propose des outils adaptés. Elle a pris la main en développant l’outil qu’elle avait imaginé tout en nous laissant une marge de manœuvre. Nous avons apporté quelques petites redirections et tout a toujours parfaitement fonctionné. »

Pouvez-vous partager votre sentiment vis-à-vis de la relation à l’équipe d’ONITI et à son approche ?

« L’équipe est très sympa et c’est important car nous travaillons en collaboration très étroite. Tout le monde est très performant. Il y a une vraie compréhension rapide et de vraies connaissances et compétences informatiques chez ONITI. L’équipe est réactive et nous savons que nos mails sont lus rapidement et que si nous avons un problème, tout sera réglé très rapidement. Chaque membre connait notre dossier, il est donc facile de communiquer.
Nous travaillons en confiance et c’est important car nous sommes facturés à la journée travaillée. Nous avons peu d’outils de contrôle mais une vraie confiance envers une équipe honnête.

Nous avons eu des besoins urgents lorsque notre activité a explosé. Ils se sont mobilisés pour nous accompagner, au point de travailler pour nous 3 jours par semaine pour que l’application ne soit pas un point bloquant dans l’exercice de notre activité. Aujourd’hui, notre outil nous fait gagner énormément de temps et nous permet d’éviter des erreurs. C’est un gros investissement qui contribue aussi à donner une bonne image à nos clients et à fournir un service de qualité. »

Le projet s’est adapté au budget de Cap Eco et le développement a pu avancer étape par étape. ONITI a indiqué quels développements étaient envisageables dans l’enveloppe disponible au départ puis proposé de travailler par cycle, de manière progressive. Cela a permis de débloquer les budgets petit à petit et d’adapter chaque étape au besoin du moment.

« une vraie confiance envers une équipe honnête »

David BOUCHÉ Dirigeant Oniti

« L’accompagnement de projet que nous mettons en place, c’est de l’agilité. Nous nous parlons des sujets à court terme et tout est traité au fur et à mesure. Cela offre une excellente maitrise des projets et une véritable souplesse quant au développement. Chaque membre de l’équipe a travaillé de près ou de loin au développement du logiciel. Cela permet d’adapter le planning en cas de besoin urgent de la part d’un client, mais aussi une réactivité et un accès à toutes les informations nécessaires, à tout moment. »

David BOUCHE, fondateur et dirigeant de l’agence Oniti

Avez-vous de nouveaux projets avec ONITI ?

« Nous sommes en développement continu car l’équipe s’agrandie, tout comme la typologie de service. Notre outil est en développement permanent. En ce moment, nous mettons en place un outil de traçabilité plus approfondie, qui concerne aujourd’hui les stocks de produit fini et demain tous les produits même non-transformés. Nous voulons aussi terminer notre site internet qui est en construction depuis un certain temps. »