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Créer une plateforme d’inscription en ligne sur son site internet : interview de l’association l’ACCOORD

David Rousseau, chef de projet eServices partage son expérience ONITI

 

L’association l’ACCORD est chargée de proposer et d’organiser l’activité des enfants durant leur temps libre, en période scolaire et hors scolaire.

Ses 750 employés gèrent ainsi une vingtaine de centres socioculturels qui proposent des ateliers, des services et des cours ainsi qu’une quarantaine de centres d’accueil de loisirs. Afin de répondre aux impératifs sanitaires, mais aussi pour faciliter la gestion des inscriptions, elle a fait appel à ONITI 🌿 afin de créer une plateforme d’inscription en ligne sur son site internet.

David Rousseau, chef de projet eServices, partage son expérience.

 

Quel était votre projet lors de votre rencontre avec ONITI ?

Jusque-là, les parents devaient se présenter plusieurs fois par an aux différentes journées d’inscription organisées dans sept différents sites de la ville de Nantes afin d’espérer avoir une place pour leurs enfants. L’affluence était telle que certains sites étaient saturés très tôt le matin. Afin de respecter les mesures sanitaires et la distanciation physique, nous avons souhaité passer de l’inscription physique à l’inscription en ligne sur notre site internet. 

Nous étions déjà en train de travailler sur un outil global qui permettra la préinscription, la collecte puis le traitement de manière informatique, mais étions au démarrage d’un projet qui doit durer 24 mois. Il a pris du retard avec le confinement et en attendant sa mise en place, nous avions besoin d’une sorte de solution d’urgence !

Traditionnellement, chaque année, les inscriptions estivales avaient lieu lors d’une journée « forum » . Les inscriptions étaient alors prises en compte par ordre d’arrivée, les gens faisaient donc la queue parfois plusieurs heures et de bonne heure pour être certains de pouvoir inscrire leurs enfants. Pour éviter les longues files d’attente qui finissaient par handicaper tous les participants au salon, l’association a souhaité concevoir un outil pour permettre la préinscription en ligne aux activités.

David Boucher, CEO

Quels étaient les enjeux pour votre association ?

Cette solution d’urgence devait être solide dans la mesure où, au moment où nous ouvrons le service et lançons les inscriptions, le site connait un énorme pic de connexions. Nous avions donc besoin d’être rassurés sur la fiabilité de la solution technique et la capacité des serveurs à tenir la charge. Notre structure gère 1800 places dans les séjours et 2500 places par jour d’activité dans les centres de loisirs. Vous imaginez donc le nombre de connexions, sachant que les préinscriptions ne débouchent malheureusement pas toutes sur l’attribution d’une place, puisque nous avons un nombre limité.

 

Il faut aussi savoir que ce projet est un projet transversal qui impacte l’ensemble des centres sociaux. C’est donc un enjeu important pour notre association.

 

Par ailleurs, nous collectons des données personnelles et à caractère sensible. Nous avions donc besoin de travailler avec un prestataire en mesure de nous assurer une vraie sécurisation de ces échanges.

La première fois que l’ACCOORD a fait appel à ONITI, c’était pour les séjours en mars 2020. Nous avons travaillé sans savoir si les séjours pourraient se dérouler pendant l’été. Dans tous les cas, l’offre devait évoluer, car il était inenvisageable d’emmener des ados à l’étranger pour l’été. Il nous fallait donc travailler avec un prestataire en mesure de s’adapter rapidement.

Comment avez-vous connu ONITI & pourquoi les avez-vous choisi ?

Le contact s’est fait par Vincent CORREZE, Directeur des Systèmes d’Information de l’ACCOORD, qui connaissait déjà des membres de l’équipe. La première collaboration avec ONITI s’est faite dans ce cadre-là. 

Je n’ai pas participé au choix du prestataire, mais je me souviens de notre premier contact, un peu avant l’arrivée du COVID puisque c’était un vendredi midi dans un restaurant. À la vue de la qualité des échanges dans et avec l’équipe, mais aussi de l’ambiance, j’ai vite été rassuré sur leur capacité à faire. Notre objectif était de « dérisquer » et la qualité de ces échanges ainsi que leur bonne humeur nous ont rassurés pour la suite !

 

Je crois aussi que les échanges préalables entre Vincent et Julien étaient suffisamment pertinents et rassurants pour nous convaincre. Nous étions en situation d’urgence et de crise. 

Nous les avons testés sur les séjours puis le travail et la qualité fournis nous ont fait reconduire la commande à chaque besoin nouveau.

 

Quelles ont été les étapes de votre collaboration ?

Nous avons fait appel à ONITI pour créer une plateforme d’inscription en ligne pour les séjours de l’été 2020. 

 

Nous sommes arrivés avec nos idées sur nos besoins et de quelle façon cet outil devait y répondre. ONITI a produit des spécifications fonctionnelles de manière rapide. Il pouvait y avoir quelques « trous dans la raquette » que Julien a parfaitement su mettre en évidence. Il nous a proposé des pistes pour combler ces trous. Le projet s’est donc affiné avec lui. 

 

« Il a fallu traduire des idées qui étaient dans la tête de plusieurs personnes (les priorités ou bien les âges à accepter ou non par exemple, dans la langue d’un logiciel). Les règles informatiques sont précises. Lorsque l’on inscrit un enfant par exemple, pouvons-nous l’accepter s’il atteint l’âge révolu le jour du départ du voyage ? C’est à ce type de questions que nous devons répondre, afin de rendre utilisable et fiable l’outil que nous développons. »
Julien, Concepteur et Développeur

 

ONITI a donc conçu une première application pour la saison d’été. Puis, à la vue du travail proposé sur les séjours, nous avons ensuite souhaité mettre en place un système un peu similaire pour l’accueil de loisirs dans les différents centres nantais. Nous avions tout de même une belle marge d’incertitude sur notre capacité à ouvrir ces lieux ! Tout a été mis en place très rapidement puisque nous avons formalisé nos besoins mi-mai 2020 et mi-juin, nous avons été livrés d’une première version qui tournait bien et répondait grandement à nos besoins. Ces deux applications ont été hébergées sur notre site internet. 

 

Ensuite, la crise sanitaire se prolongeant, nous avons fait appel à ONITI pour assurer le même type de prestations à la Toussaint et pour les vacances de fin d’année. C’est une solution appréciable pour les usagers, avant même de disposer de notre futur outil. Ils peuvent facilement formuler leurs vœux en ligne.

Les prévisions nous font dire que nous aurons besoin d’ONITI pour les vacances d’hiver et les séjours de l’été 2021. Nous prévoyons quelques amendements, des modifications que nous jugeons nécessaires grâce au retour d’expérience sur les sessions passées. Cela nous permettra de répondre toujours mieux aux besoins des usagers ou des équipes en interne. 

 

« ONITI a su concevoir l’application avec réactivité afin d’adapter ce qui devait l’être aux évolutions de la réglementation sanitaire, dans un contexte finalement assez flou pour chacun. Notre habitude de travailler de manière agile nous a beaucoup aidée ! »
Julien, Concepteur et Développeur

Quels ont été les développements spécifiques réalisés dans ce projet ?

Concrètement, ONITI a créé des formulaires en 5 étapes. Nous demandons tour à tour des informations concernant la famille, puis l’enfant. Nous leur proposons ensuite, en fonction de certains critères tels que la tranche d’âge ou bien les dates, un catalogue comprenant notre offre de séjours ou de loisirs. Nous recueillons leurs souhaits et, en backoffice, nous exportons des fichiers avec les informations dont nous avons besoin pour faciliter la saisie et l’inscription dans notre outil métier. Nous affectons ensuite manuellement les places. 

Nous avons aussi à cœur d’assurer que les familles éloignées de l’outil numérique puissent trouver une réponse et partir en séjour. Tout cela est donc géré dans un second temps. Nous ne travaillons pas seulement en termes de « premier arrivé, premier servi », mais aussi selon d’autres critères. 

 

Ce système devait permettre de mettre en place un nouveau fonctionnement, qui ne se réduisait plus spécifiquement au rang d’inscription, mais qui pourrait aussi prendre en compte tout un ensemble de facteurs, comme l’inscription complète d’une fratrie ou encore la priorisation des enfants n’ayant pas encore connu l’étranger pour la participation au voyage annuel. Au rang d’inscription vient donc désormais s’ajouter un arbitrage qui est réalisé d’une part par l’outil, puis dans un second temps par l’équipe d’ACCOORD.

L’application développée devait cesser d’être utilisée pour être remplacée par une autre qui ira plus loin et automatisera davantage d’actions. Mais c’est un projet long à mettre en place alors, comme certains projets temporaires, l’application d’ONITI continue à être utilisée ! Notre outil, c’est donc un peu la Tour Eiffel, on l’apprécie et on continue à l’utiliser.

Julien, concepteur et développeur

 

Que pensez-vous de la méthode ONITI ?

Si je devais mettre quelques mots-clés sur le fonctionnement de l’agence, ce serait la fluidité, la réactivité et le professionnalisme. 

Pouvez-vous partager votre avis sur les relations avec l’équipe ?

J’ai apprécié la qualité d’écoute et le niveau d’engagement de l’équipe ONITI. Quand nous nous sommes mis d’accord sur des délais, ils ont été tenus. Il en a été de même pour les engagements et la qualité du développement. 

J’ai aimé la simplicité des échanges ou l’efficience dans les échanges. C’était constructif dans la mesure où nous ne perdions pas de temps. Le besoin était compris, peut-être pas avant même que nous l’exprimions, mais très rapidement.

Quel est votre avis sur les prestations, les compétences et le travail de l’équipe ?

Nous sommes très satisfaits de leur travail et l’application répond parfaitement à nos besoins.

L’outil devait tenir malgré un pic de connexion attendu très important à l’ouverture des préinscriptions. ONITI a su trouver des solutions qui nous ont permis d’être confortables par rapport à ça et tout a bien fonctionné.

 

Nous avons dû diviser Nantes en 4 parties pour que le serveur puisse supporter le nombre de connexions. Et il n’a pas flanché. 

David Bouché, CEO

 

L’architecture proposée par ONITI permet de bien sécuriser la transmission des données à caractère personnel, ce qui est essentiel pour nous.

 

L’équipe ONITI a su être hyper réactive et force de propositions tout au long du projet. Elle s’est adaptée à un cahier des charges rédigé, mais qui nécessitait un temps de concertation, mais aussi de réflexion et d’ajustement. Grâce à son engagement, tout cela s’est fait très rapidement et confortablement.